Erinnern Sie sich noch daran, wie wir gearbeitet haben, als es keine E-Mails gab? Oder gehören Sie zur Generation Mil­lenium, die zirka 1980 geboren ist und ein Leben und Arbeiten ohne elektronische Medien gar nicht kennt?

Also, zur Erinnerung oder zur Erklärung: Briefe wurden vor dem digitalen Zeitalter diktiert oder per Hand vorgeschrieben. Die Sekretärin hat mit dem Chef besprochen, wer den Brief als Kopie erhält und wie der Betreff formuliert werden muss, damit man ihn in der Ablage wiederfindet.

Heute schreiben auch hochrangige Manager und Experten ihre E-Mails selbst – mit allen Konsequenzen. Trotz Trainings zum richtigen Telefonieren und der Konjunktur von Knigge-Seminaren für Manieren bei Tisch setzen sich die Richtlinien für das Schreiben von E-Mails offensichtlich nicht durch. Sie kommen spätestens dann hierüber ins Grübeln, wenn die Handhabung der nächsten E-Mail Ihres Kollegen Sie zur Verzweiflung bringt. Aber: Mangelnde Transparenz liefern nicht immer nur die anderen!

Die Intransparenz schlummert im Postfach

Da suchen Sie verzweifelt die Mail zum Angebot aus dem Januar mit dem Anbieter XY aus der Schweiz, bei dem die Konditionen noch mal geändert werden sollten. Mit diesem Betreff ist aber leider nichts zu finden in Ihrer elektronischen Outlookablage zu diesem Thema. Sie ärgern sich, weil Sie es offensichtlich nicht gleich abgelegt haben und die Mail noch in Ihrem Posteingang schmort. Das Angebot müssten Sie von der Kollegin Müller ­erhalten haben … aber die war im Januar in Urlaub … dann war es ihr Vertreter Herr Schmidt … Sie finden nichts unter Müller, nichts unter Schmidt, nichts unter Angebot Firma XY, Schweiz. Da bleibt wohl nichts anderes übrig, als alle E-Mails aus dem Januar noch mal zu prüfen. Wenn Sie die richtige Mail dann finden, ist sie garantiert von Frau Meier, der Sekretärin von Frau Müller, es ist nicht im Januar an Sie gegangen, sondern erst am 8. Februar und die Betreffzeile lautet „Polnisches Angebot aus dem Rennen“. Im Text steht dann, dass Sie alternativ das Angebot der Schweizer Firma zur Kenntnis erhalten, weil die polnische Firma die Anforderungen nicht erfüllt. Außerdem könnten Sie den Vorschläge entnehmen, wie die Konditionen verändert werden sollen. Die Mailkette umfasst allerdings sechs bis acht E-Mails von Kollegen des Absenders mit widersprüchlichen Vorschlägen. Also schreiben Sie dem Absender eine barsche Nachricht und fragen, was denn nun der letzte Stand für die Konditionen dieses Angebots ist. Willkommen im täglichen Wahnsinn, den wir uns gegenseitig in Form von E-Mails bereiten!