Schritt 3: Nachdem die Projektmanagementaufgaben geklärt sind, muss das Projektteam sorgfältig ausarbeiten, wie das Allokationssystem strukturiert werden soll.

In einem ersten Schritt müssen zunächst sämtliche Kostenträger abgestimmt werden. Kostenträger sind Pools, denen Ressourcen und Kosten aufgrund einer Ursache-Wirkungsbeziehung zugeordnet werden können. Die Gehaltskosten können zum Beispiel den Kostenträgern „Geschäftsaktivitäten“ zugeordnet werden, indem quantifiziert wird, wie viele Stunden die Ressource „Mitarbeiter“ für einzelne Geschäftsaktivitäten an Arbeit aufgewendet hat. Im Anschluss an die Festlegung der Kostenträger muss das Ranking der Kostenträger dahingehend erfolgen, wie die Kosten eines Kostenträgers einem anderen Kostenträger zugeordnet werden können, bis sämtliche Kosten schließlich dem endgültigen Kostenträger zugeordnet wurden, der für die internen Kunden von Interesse ist. Dies kann – noch einmal wiederholt – durch die Identifizierung der Ursache-Wirkungsbeziehung zwischen den unterschiedlichen Kostenträgern erfolgen. Der Kostenträger „Wartung“, eine Geschäftsaktivität, steht zum Beispiel dadurch in Beziehung zu dem Kostenträger „Switching Equipment“, einem Netzwerkbestandteil, indem festgestellt wird, wie viel Zeit für die Wartung des Switching Equipments aufgewendet wurde. Dann lässt sich feststellen, wie häufig ein bestimmter Marketing-Service, beispielsweise eine Minute eines „On-Net Calls“, das Switching Equipment genutzt hat, um einen bestimmten Betrag der Switching Equipment-Kosten dem Marketing-Service „On-Net Call“ zuzuordnen. Dieselbe Logik gilt dann auch für die Allokation der Kosten zu Tarifen, Kundensegmenten oder Vertriebskanälen.

Im Anschluss daran muss die Gewinn- und Verlustrechnung im Hinblick auf ihre sämtlichen Kostenartenkonten geprüft werden. Für jedes Kostenartenkonto muss eine Ressource identifiziert werden, bei der eine Ursache-Wirkungsbeziehung mit einem Kostenträger besteht. Dasselbe muss für jeden einzelnen Kostenträger durchgeführt werden. Als Ergebnis erhält man ein Diagramm, die Allokations-Matrix, die die Ressource angibt, die jedes Kostenartkonto mit einer Kostenstelle und alle ­Kostenstellen miteinander verbindet.