Diese Allokations-Matrix bildet das Herzstück eines jeden Allokationssystems. Die Beschaffenheit dieser Matrix ist für das gesamte Projekt von zentraler Bedeutung und der Punkt, an dem die meisten Betreiber scheitern, weil sie nicht die 70-30-Regel anwenden! Es wird dringend geraten, mit dem Projekt-Sponsor – CFO oder CMO – eine Übereinstimmung über dieses Framework zu erzielen.

Schritt 4: Nach Festlegung der Dimension der Allokations­systeme kann das Projektteam mit der Erfassung der Ein­gabewerte für jede Dimension fortfahren, zum Beispiel mit der Gewinn- und Verlustrechnung oder den Werten für alle Ressourcentreiber. Auch wenn diese Arbeiten viel Zeit kosten, sind es rein operative Arbeiten. Die wesentlichen Überlegungen wurden bereits in den vorherigen Schritten angestellt. Was in diesem Stadium zählt, ist gutes Projektmanagement, das heißt: Festlegung eines realistischen Zeitplans und Management der Stakeholder-Erwartungen; Ernennung Verantwortlicher für Input-Schwerpunkte, sogenannte Focal Points, und Sicherstellung, dass diese ausreichend Zeit zur Erledigung ihrer Aufgaben haben; Training der Focal Points dahingehend, dass diese wissen, welche Informationen sie einholen müssen und in welchem Format; präzise Anleitung in Bezug auf das, wonach Sie suchen und warum es von zentraler Bedeutung ist; Ausstattung der Focal Points mit einer einfach zu verwendenden Excel-Input-Map, so dass die Zeit für das Zusammentragen von Informationen genutzt wird und nicht dafür, Informationen in leicht zu verwendende Formate zu konvertieren. Eine aufwändige Automatisierung des regulären Ablaufs sollte zu diesem Zeitpunkt nicht vorgenommen werden. Sobald das Allokationssystem funktionstüchtig ist und die Zahlen anzeigt, die interne Kunden nutzen können, ist es wesentlich einfacher, das Unternehmen davon zu überzeugen, leistungsstärkere Prozesse einzusetzen – da dies natürlich auch wieder Zeit und Geld kostet!

Informieren Sie die Manager der Focal Points detailliert über die Zielsetzungen dieses Projekts, so dass diese sich gegenüber dem Projekt verpflichtet fühlen und das Projekt unterstützen und versorgen Sie die Focal Points, die Manager und den Projekt-Sponsor mit regelmäßigen Feedbacks darüber, wie viel Arbeit bislang geleistet wurde und wie viel noch zu erledigen ist. Berichten Sie frühzeitig über Probleme und verschieben Sie keine Konflikte auf später.