Das Projektteam muss dann zunächst prüfen, welche Kosten­systeme bereits implementiert wurden. Im Anschluss erfolgt die Aufstellung einer Liste, aus der die aktuell genutzten ­Systeme, die Kostenstellen, die internen Kunden und die Art der erzeugten Informationen ersichtlich sind. Bei jedem dieser Systeme muss das Projektteam prüfen, ob das System in das künftige System eingegliedert werden soll oder nicht. 

Schritt 5: Parallel zum vorherigen Schritt richtet das Projektteam ein einfach zu bedienendes Datenbankprogramm ein (MS Excel oder Access sind mehr als ausreichend, auch für Betreiber mit einem Jahresumsatz von bis zu zehn Milliarden Euro und für Datensätze bis zu drei Jahren). Der Datenbankspezialist programmiert die Datenbank gemäß der zuvor definierten Allokations-Matrix und automatisiert den Einsatz der Input Sheets, die von den Verantwortlichen für die Dateneingabe geliefert wurden. Es wird empfohlen, dass der Datenbankspezialist einen automatisierten Top-Management-Bericht in MS PowerPoint sowie einen Excel-Datenbericht zur Verwendung von den ­Marketing-, Preisgestaltungs- und Strategie-Analysten einbettet.

Schritt 6: Das Allokationssystem wird eine Berechnung für mindestens drei Perioden erstellen und die errechneten Daten werden zusammen mit den entsprechenden Marketing-, Preisgestaltungs- und Strategieanalysten abgeglichen. Zur Prüfung der Daten und um ein Gefühl für mögliche Fehler zu bekommen, wird empfohlen, die sensibelsten Kostenkonten und Ressourcentreiber zu identifizieren und festzustellen, wie viele der darin enthaltenen Änderungen die Gesamtergebnisse verändern. Darüber hinaus empfiehlt es sich, eine separate Prüfung in Bezug auf die Validität der wichtigsten Kostenkonten und Ressourcentreiber durchzuführen: Wie haben sich diese entwickelt? Wie sieht es im Vergleich zu anderen Betreibern aus? Ist es sinnvoll? Sobald die Zahlen endgültig feststehen, ist es erforderlich, dass der Projekt-Sponsor diese bestätigt und veranlasst, dass eine offizielle Bestätigung seitens des CFO und CMO dahingehend eingeholt wird, dass ab diesem Zeitpunkt ausschließlich diese Zahlen von dem Unternehmen verwendet werden.

Kostenmanagement erlaubt keine Ruhepause

Nach Abarbeitung dieser ganzen Schritte könnte man annehmen, dass die Aufgabe erledigt sei und man eine Ruhepause einlegen könnte. Eventuell gilt das für das Projektteam, aber auf keinen Fall für das gesamte Unternehmen. Unmittelbar nach der erfolgreichen Implementierung des Projekts muss die Kostenmanagementorganisation das neue Allokationssystem an den bereits bestehenden Kostenmanagement-Framework vollständig anpassen. Damit die Cost-Reporting-Analysten das neue Allokationssystem anwenden und regelmäßig qualitativ hochwertige Berichtsergebnisse gewährleisten können, müssen sie geschult werden. Planung und Budgetierung sind ebenfalls anzupassen, damit die neuen Dimensionen der Kostenstellen sich ebenfalls im Plan widerspiegeln. Human Resources und Internal Business Development müssen adressiert werden, um herauszufinden, ob Möglichkeiten bestehen, das neue Ausmaß der Planung und Budgetierung für ein optimaleres Management und eine Neugestaltung der Mitarbeiter-Incentivierung zu ­nutzen. Außerdem benötigen die Bereiche Marketing, Preisgestaltung und Strategie diese neuen Informationen für ihre eigenen Zwecke. Und natürlich müssen die gelieferten Daten zu diesem Zweck interpretiert werden, Simulationen müssen ablaufen, die Daten müssen auf viele verschiedene Weisen dargestellt werden und vieles andere mehr.