Insbesondere in volatilen Wachstumsphasen ist es eher ­selten, dass der Manpower-Mix von externen und internen Ressourcen dem aktuellen Bedarf des Unternehmens entspricht. Teure Überstunden aufgrund von Unterbesetzung sind dann die ­Kosten treibende Folge. Insbesondere beim Einsatz von Zeitarbeitskräften, Beratern und Interimsmanagern kann es für Unternehmen ärgerlich sein, wenn die beauftragte Arbeitszeit und nicht die tatsächlich geleistete Arbeitszeit abgerechnet wird. Allerdings gehen die Entscheidungen zur Einsatzplanung dieser flexiblen Ressourcen sehr häufig am wirklichen Bedarf vorbei, da es kein übergeordnetes Ressourcen-Cockpit mit einem „Echtzeitcontrolling“ gibt. Hier hilft Total Workforce Management: Es richtet die Einsätze der gesamten Manpower durch konsequente Optimierung, Standardisierung und Automatisierung am aktuellen Bedarf aus Und trägt darüber hinaus zur Flexibilisierung der Workforce und den damit verbundenen Kosten des Personaleinsatzes bei.

Überstunden, Leerlaufzeiten, unausgeschöpfte Potenziale sind in Wachstumsphasen keine Seltenheit 

Die Professionalisierung der Personaleinsatzplanung durch verbessertes Workforce Management hat in den letzten Jahren in Produktions-, Dienstleistungs- und Handelsunternehmen zugenommen. Als Beispiel lässt sich die Optimierung der ­Workforce zu den Spitzenzeiten („Peaks“) in Call Centern heranziehen. Hier werden in Stoßzeiten, wie bei der Bewerbung von neuen Produkten im Privatkundenmarkt, mehr Telefonplätze besetzt. Dafür kommen heutzutage oft IT-basierte Tools zum Einsatz, um Überstunden, unproduktive Leerlaufzeiten, schlechten Kundenservice und unausgeschöpfte Umsatzpotenziale in „Service- oder Außendienstflotten“ zu vermeiden.  

Die Definition von Workforce Management meint im eigentlichen Sinne, die richtige Anzahl von Mitarbeitern mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. Wobei sich die Personaleinsatzplanung nur auf die „internen Ressourcen“ fokussiert. Basierend auf dieser Definition gelangt man leicht zu Total Workforce Management – nämlich dem zielgerichteten und intelligenten Einsatz aller im Unternehmen tätigen Manpower-Arten. So gesehen ist Total Workforce Management eine permanente Optimierungsaufgabe, bei der es darum geht, neben Mitarbeitern mit unbefristeten oder befristeten Arbeitsverträgen und Jahresarbeitszeitkonten auch den Einsatz von Werksstudenten, Zeitarbeitskräften, Beratern und Interimsmanagern sowie Kunden- oder Lieferantenmitarbeitern, die in (Entwicklungs-) Projekten eingesetzt sind, flexibel und am Bedarf des Unternehmens auszurichten (siehe Abbildung).