Wilde Ehe
Von der IT-Systemauswahl zur Partnerselektion
Die klassischen Ansätze in der Ausschreibung von Systemen setzen eine exakte Systembeschreibung und Zieldefinition voraus, um einen Anbieter zu selektieren. Dies erfordert eine aufwändige Analyse, führt aber in der Realität großer Vorhaben mit sich rasch ändernden Anforderungen nicht zum gewünschten Erfolg. Abhilfe können moderne agile Auswahlverfahren bringen, die den Anbieter nicht als Lieferanten, sondern als zukünftigen Partner etablieren, welcher ein flexibles Basisprodukt im Laufe der Partnerschaft entsprechend erweitert. Doch lässt sich eine Procurement-Abteilung darauf ein?
Viele Unternehmen nutzen die ersten Anzeichen einer Erholung, um auf die lange Bank geschobene strategische Projekte aus der Schublade zu holen, und streben eine Erweiterung des Dienste- und Produktportfolios an. Dem gegenüber stehen wirtschaftlich bedingte Forderungen nach Effizienzsteigerung im Zuge von Kostensenkungsprogrammen. Konsequenz für beide Themenbereiche ist dabei oftmals die Erweiterung beziehungsweise Erneuerung von Teilen der unternehmensweiten IT-Systemlandschaft.
Wie wir alle wissen, stellt die Auswahl und Einführung komplexer IT-Systeme eine große Herausforderung dar und ist mit hohen Risiken verbunden. Die hier vorgestellte agile Anbieter- und Partnerauswahl als modernes Vorgehensmodell ist dabei die Basis für eine erfolgreiche IT-Systemauswahl bei Großprojekten. Gegenüber einer klassischen Vorgangsweise führt dies zu einer Reduzierung der Risiken und erlaubt die Differenzierung gegenüber den Wettbewerbern.
In der klassischen Vorgangsweise werden die Anforderungen des Unternehmens an ein IT-System exakt und vollständig beschrieben sowie mit den Leistungen der verschiedenen Lösungsanbieter abgeglichen und das vermeintlich optimale System eingekauft. Für Kleinprojekte ist dabei dieses Vorgehensmodell bei der IT-Systemauswahl von Vorteil, da Auftraggeber und Systemanbieter von einem vollständigen Anforderungskatalog und einer klaren Zieldefinition ausgehen können. Risiken sind klar abschätzbar und können entsprechend einbezogen werden. Die Situation bei komplexen Großprojekten ab einer bestimmten Größenordnung sieht grundlegend anders aus. Die Unterschiede und Herausforderungen werden wir später beleuchten.
Erwartungen des Auftraggebers und des Systemanbieters
Bei der IT-Systemauswahl gehen die idealisierten Erwartungen des Auftraggebers in Richtung einer Turn-Key- und optimalerweise einer All-inclusive-Lösung aufgrund exakter Vorgaben der Ausschreibung. Systemintegrator und Anbieter sollen dabei am besten das gesamte Risiko tragen. Der Aufwand des Auftraggebers soll minimal sein obwohl oder gerade weil allen Beteiligten klar ist, dass komplexe IT-Auswahlprojekte mit großen Unsicherheiten und verstecken Risiken behaftet sind.
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